Ausschreibung: Dokumentenmanagement in Berlin

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II.1.5)Kurze Beschreibung des Auftrags oder Beschaffungsvorhabens Die Einführung des Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die DEGES ist als unternehmensweites und abteilungsübergreifendes Infrastrukturprojekt geplant. Das Dokumentenmanagement soll auf der Basis eines umfassenden Enterprise Content Management Systems (ECM) als strategisches Projekt realisiert werden. Mit Hilfe des DMS sollen alle bestehenden und alle zukünftigen Anforderungen an die Verwaltung von. Dokumenten und Inhalten abgedeckt werden. Dabei wird ein besonderes Augenmerk auf die Verwaltung von. Informationen gelegt, die im Rahmen der Auftragsvergabe für Bauleistungen und Planungsleistungen benötigt werden. Mit der Einführung der E C M - Technologien sollen folgende Ziele verfolgt werden: — Steigerung der. Prozesseffizienz — Schaffung einer Dokumentenplattform für externe Vertragspartner — Langfristige Reduzierung des Archivraumbedarfs — Verminderung der Durchlaufzeiten — Reduktion der Rüstzeit bzw. Wartezeiten der. Sachbearbeitung — Transparenter standortunabhängiger Zugriff — Schnelle Bereitstellung der Dokumente am gewünschten Ort, zum benötigten Zeitpunkt und in der erforderlichen Form — Einführung einer elektronischen. Vorgangsbearbeitung zur Prozessoptimierung. II.1.7)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA) Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen (GPA): ja II.1.8)Lose Aufteilung des Auftrags in Lose: nein II.1.9)Angaben über Varianten/Alternativangebote Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein II.2.1)Gesamtmenge bzw. -umfang: An unterschiedlichen Standorten des Auftraggebers existieren heute Papierakten, die aufbewahrungspflichtige. Dokumente beinhalten. Die Bearbeitung von Verträgen und Vorgängen basiert maßgeblich auf diesen. Papierakten. Die Papierakten werden in verschiedenen Archiven aufbewahrt und verwaltet. Die. Auskunftsfähigkeit ist in weiten Teilen noch abhängig vom Studium der Papierakten. Im Rahmen des ECM -. Projekts sollen besonders die Prozesse bei der Bearbeitung optimiert und technisch besser unterstützt werden. Hierzu ist es primär erforderlich, alle Dokumente elektronisch verfügbar zu machen. Weiterhin liegen Anforderungen aus diversen Bereichen zur einfacheren Verteilung von Informationen an Externe, zur leichteren Kontrolle der Vollständigkeit von Akten und zur schnelleren Verfügbarkeit von Informationen vor. Als Projektmanagementgesellschaft nimmt die DEGES die Funktion als Bauherr und Hausherr (ohne hoheitliche Aufgaben) für ihre Gesellschafter wahr. In einem komplexen und in sich vernetzten Projekt- und Qualitätsmanagement koordiniert, optimiert und kontrolliert die DEGES die Leistungen externer Planer, Grunderwerber, Bauüberwacher, Bauunternehmen und sonstiger ausgewählter Dienstleister. Gegenstand des Unternehmens sind Planung und Baudurchführung (Bauvorbereitung und Bauüberwachung) inkl. Grunderwerb von Bundesfernstraßen oder wesentlichen Teilen davon im Rahmen der Auftragsverwaltung auf Basis des Inhouse-Modells. Entsprechendes gilt für vergleichbare Verkehrsinfrastrukturprojekte in der. Baulast der Gesellschafter einschließlich zugehöriger Aufgaben. Zusätzlich zu den Anfang der 90er Jahre übertragenen Verkehrsprojekte Deutsche Einheit (VDE) — Straße mit einer Gesamtlänge von 1.221 km und einem Investitionsvolumen von rd. 9,2 Mrd. € wurde die DEGES Ende der 90er Jahre mit der Realisierung von. VDE-Zubringern (Länge = 138,6 km, Kosten = 1,2 Mrd. €) beauftragt. Hinzu kommen sonstige Straßenprojekte mit ca. 528 km Länge und einem Investitionsvolumen von ca. 3,0 Mrd. €. Außerdem wurde der DEGES 2003 vom Freistaat Sachsen die Realisierung des Bauteils Tunnelrohbau inkl. Roh- und Ausbau der Stationen des City-Tunnels Leipzig übertragen — ein bedeutendes und anspruchsvolles Eisenbahnprojekt. Im Jahr. 2008 wurde die DEGES von der Wasser- und Schifffahrtsdirektion Ost mit Brückenbaumaßnahmen über Bundeswasserstraßen beauftragt. Insgesamt zeichnet die DEGES für den Aus- bzw. Neubau von ca.1.920 km Bundesfernstraßen mit einem Gesamtinvestitionsvolumen von ca. 13,8 Mrd. € verantwortlich. Weitere. Informationen sind unter www.deges.de erhältlich. Geplanter Leistungsumfang Die Anbieter haben im Rahmen dieser Ausschreibung die nachfolgenden Leistungen anzubieten und bei Zuschlag umzusetzen: — Erstellung eines technischen Feinpflichtenheftes — Lieferung von Software und spezifischer Scanhardware — Lieferung und Implementierung einer Archivspeicherkomponente — Anpassungsdienstleistungen — Aufbau der D M S -. Infrastruktur und Installation auf den Komponenten in der Infrastruktur des Auftraggebers — Technische. Anbindung an die Verwaltungssysteme des Auftraggebers — Aufbau der benötigten Aktenstrukturen — Test und Abnahme zum Nachweis der Leistungserbringung — Schulung und Einweisung der Anwender und. Administratoren — Erstellung einer Installationsdokumentation — Zulieferung zur Betriebsdokumentation —. Zulieferung zur Verfahrensdokumentation — Übernahme der Daten und Dokumente aus den bestehenden D M S -. Systemen — Kopplung des D M S an das S A P System — Migration der Datenbestände aus den bestehenden. Dokumentenverwaltungen — Aufbau einer elektronischen Vertragsakte als Prototyp für weitere Aktenformen Im. Rahmen der Piloten sind folgende Leistungen zu berücksichtigen: — Abbildung eines Posteingangsworkflows —. Abbildung eines Rechnungsprüfungs- und freigabeworkflows mit D M S - eigenen Funktionen — Abbildung eines. Rechnungsprüfungs- und freigabeworkflows auf Basis des S A P Business Workflow — Abbildung eines internen. Genehmigungs- Workflows (IBZED) — Aufbau einer elektronischen Bauakte nach Vorgabe — Kopplung des DMS an weitere führende Anwendungen.

10-13 - Berlin Innenstadt,Südliches und südöstliches Berlin, Nördliches Berlin

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Privater Auftraggeber

Verhandlungsverfahren

Dienstleistung

Dokumentenmanagement

DE: Deutschland

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Dokumentenmanagementsystem

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Ablauf der Einsendefrist für die Teilnahmeanträge: bis 15.02.2012 um: 16:00   eTV  

20120103-8888-7938

03.01.2012 um: 08:52