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Kegel   Projekt: "Konzeptions- und Beratungsleistungen zur Schaffung eines Datenhubs als zentrale Informationsdatenbank für den Berlin- Tourismus" in Berlin

Erfassung, Dokumentation und Einpflegen in EDV-Systeme in Region Berlin Innenstadt,Südliches und südöstliches Berlin, Nördliches Berlin

Details zum Projekt "Konzeptions- und Beratungsleistungen zur Schaffung eines Datenhubs als zentrale Informationsdatenbank für den Berlin- Tourismus" in 10785 Berlin

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"Konzeptions- und Beratungsleistungen zur Schaffung eines Datenhubs als zentrale Informationsdatenbank für den Berlin- Tourismus"

10785 Berlin

D-0034/2019 - visitBerlin - Datenhubkonzept

Konkreter Gegenstand der Ausschreibung sind im Leistungszeitraum zu leistende Aufwände in der Erarbeitung, Aufbereitung sowie Beratung im Rahmen der Schaffung eines schriftlichen Detailkonzeptes für einen Datenhub, der als zentrale Wissensdatenbank für den Berlin-Tourismus dienen soll.
Der Auftragnehmer erstellt dafür eingangs eine ausführliche Bestandsaufnahme der bei visitBerlin vorliegenden Systeme und Daten und bewertet, inwiefern diese in ein zentrales System integriert oder angebunden werden können. Hierzu sind Gespräche mit der Auftraggeberin und vor allem eigene Evaluationen vorzusehen. Auch wird mit der Bestandsaufnahme die Struktur der Daten bis auf Datensatzebene analysiert und dokumentiert.
Damit die Größenordnung dieses Themas besser abzuschätzen ist, seien an dieser Stelle bereits Beispiele für strukturierte Daten, die bei visitBerlin vorliegen und anzubindenden Datenquellen gegeben:
- Reservierungssystem (TOMAS)
- Convention System (Ungerboeck)
- Eventdatenbank (Honeybee)
- Webseiten / Apps (15 Portale / 3 Apps)
- Social Media Daten
- Bilddatenbank (crossmedia MAM)
- ERP / CRM System (Microssoft Dynamics NAV 2018 / Dynamics CRM)
- Mobilfunkdaten zu Besucherströmen (Ab Q3 2019)
Daten oder vorhandenes Wissen zu Tourismus in Berlin Vorhanden Datenkategorien (nicht vollständig - mit Leistungserbringung des Auftragnehmers zu vervollständigen)
- Orte (POI)
- Events/ Veranstaltungen (B2C)
- Messen/ Incentives/ Conventions/ Meetings (B2B)
- Unterkünfte
- Touristischen Produkte/Leistungen (Eigen/Fremd)
- Touren
- Firmen inkl. Adressdaten (Anbieter/Kunden)
- Personen inkl. Adressdaten (Anbieter/Kunden)
- Redaktionellen Storys / Themen
- Bewertungen
Inhaltstypen (nicht vollständig - mit Leistungserbringung des Auftragnehmers zu vervollständigen)
- Kategorisierungen
- Beschreibungstexte
- Media Assets (Bilder/Videos)
- Merkmale
- Verfügbarkeiten
- Preise
- Kaufmännische Informationen
- Datum Uhrzeit / Öffnungs-/ Servicezeiten
- Dateianhänge
- Georeferenzierungen
- Statistische Daten (z.B. Nutzungshäufigkeiten)
Der Auftragnehmer verarbeitet die Erkenntnisse aus der Bestands- und Bedarfsanalyse zu einem Zielbild des Datenmodells, inkl. Schnittmengenbetrachtung und optimalen Datenpflegestellen, welches geprägt ist durch unterschiedliche Beziehungen,
Ebenen und Abhängigkeiten. Es müssen für die einzelnen Zugriffspunkte, Funktionalitäten beschrieben und Oberflächen vorgeschlagen werden. Der Export definierter Ausgabekanäle muss graphorientiert und semantisch strukturiert möglich sein. Im Modell hat die Differenzierung der Daten auch auf einer inhaltlichen Ebene (Bild-, Geo-, Event-, Kongressdaten usw.) zu erfolgen. Elementar für alle Ebenen des Datenhubs ist die Datensicherheit. Wie diese Sicherheit gewährleistet werden kann, hat der Auftragnehmer im Konzept darzulegen.
Bestandteil ist ebenfalls die Erarbeitung eines Rechtekonzeptes der zukünftigen Datenbanknutzer. Dabei muss geklärt
werden, welche Rollenmodelle es geben soll, welche Zugriffsebenen Sinn machen und welche Rollen sich in ähnlichen
Anwendungsfällen bewährt haben. Das Rechtemodell muss darauf ausgelegt werden, dass sowohl touristische Partner,
Gesellschafter und Mitarbeiter, als auch potenzielle neue Kunden bzw. Nutzer des Hubs abgebildet werden. Es sind mehrere
Stufen wie "interne Nutzung", "Partnernutzung" und "freie Nutzung" vorzusehen.
Kern des Leistungsumfangs stellt die Erstellung eines zukunftsfähigen Datenhubentwurfes, der auf den Bedarf von visitBerlin
angepasst ist, dar. Mit der Konzeption des Datenhubs soll die Auftraggeberin in die Lage versetzt werden, diesen am
Markt zu platzieren. Es gilt herauszustellen, welchen Anforderungen das System genügen muss, damit es zukunftsfähig ist
und wer zukünftige Nutzer dieses Systems sind. Dazu muss im Rahmen dieses Auftrages ein detaillierter, vollständiger,
prioritätsdifferenzierender und ausschreibungsreifer Leistungskatalog erstellt werden.
Das Konzept für den Datenhub muss perspektivisch den Entwicklungen bei Open Data, Big Data, dem Internet of Things,
Business Intelligence, Deep Learning und technologischen Trends Rechnung tragen und die Bedeutung der Skalierbarkeit der
technischen Lösung abbilden, damit auch zukünftig eine zentrale Bündelung des touristischen Wissens bei visitBerlin
gewährleistet werden kann. Insbesondere eine Datenstrukturierung nach Schema.org muss beleuchtet und bei der Erstellung
des Konzeptes mit bedacht werden.
Zudem muss das Konzept, aufzeigen, wie ein touristischer Datenhub mit hoher Schnittstellenkompatibilität nutzbar gemacht
wird, zukünftig erweiterbar bleibt und auch Open Data berücksichtigt. Elementar ist hier vor allem die flexible und einfache
Anbindung für Ein- und Ausgabekanäle von Fremdsystemen und Möglichkeiten (statische und dynamische) Daten flexibel Einund
Auszugeben (mitunter zielgruppenspezifisch). Damit besteht eine Grundlage für die Umsetzung von Folgeprojekten, die
eine Anbindung an touristisches Wissen bedingen.
In diesem Zusammenhang sind auch die Möglichkeiten der Datenaufbereitung sowie -reportings aufzuzeigen und deren
Bedeutung zu beleuchten.
Um die Empfehlungen und Kriterien für den Datenhub zielscharf im Konzept festhalten zu können, führt der Auftragnehmer
eine Marktbetrachtung inkl. grober Kostenschätzung durch, die der Auftraggeberin hilft, eine Ausschreibung für die technische
Umsetzung des Datenhubs auf einer realistischen Kalkulationsbasis und Erwartungshaltung zu erstellen. Vorausgesetzt wird,
dass bei der Betrachtung keine Aktivität gegen die Grundsätze der Nichtdiskriminierung, Gleichbehandlung und Transparenz
steht. Mithilfe der Marktuntersuchung muss für visitBerlin ferner evaluiert werden, welche Schlüsse und Lehren sich aus der
Implementierung von ähnlichen (touristischen) Datenhubs andernorts ziehen lassen.
Hierfür werden vom Auftragnehmer die Anforderungen (eines touristischen Datenhubs) an Soft- und Hardware übersichtlich
aufgestellt. Es muss erörtert werden, wie visitBerlin den Systemanforderungen am besten begegnen kann. Der Auftragnehmer
erhält hierzu einen Einblick in die bereits bestehende technische Infrastruktur von visitBerlin.
In diesem Rahmen müssen vom Auftragnehmer die Optionen der Neuentwicklung der Datenhubsoftware sowie der Kauf eines
bestehenden Produkts gegenübergestellt werden. Hierbei muss geprüft werden, welche die für visitBerlin bessere Option
ist. Beim Ableiten der Handlungsempfehlung gilt es zu beachten, dass es dennoch (optionsunabhängig) visitBerlins Ziel ist,
möglichst viele geeignete Angebote für die letztliche Umsetzung des technischen Systems zu erhalten.
Neben den Anforderungen an die technische Infrastruktur und der Effizienz der zu vergleichenden Systeme spielen auch
Aufwandsunterschiede bei verschiedenen Betreiber- bzw. Servicemodellen für die Gegenüberstellung eine übergeordnete
Rolle. Für die verschiedenen Alternativen sind Schätzungen des zeitlichen Aufwands der Implementierung sowie die
Einschätzung von Rechen- und Kostenaufwänden bei der Anbindung von (Echtzeit-)systemen zu erstellen.
Letztlich muss mit dem Konzept ein detailliertes Abbild der Anforderungen für die spätere Ausschreibung des technischen
Systems entstehen. Dazu fertigt der Auftragnehmer einen Katalog mit Priorisierung und Wichtung der zu erfüllenden
Leistungsbestandteile an.
Die sich mit der Erstellung des Zielbildes ggf. ergebende Gefahr einer technologischen Abhängigkeit visitBerlins soll inhaltlich
aufgegriffen, diskutiert und möglichst minimiert werden. Dabei gilt es auch zu klären, inwiefern sich die Anbieterbindung auf
zukünftige Partnerschaften und die Umsetzung technischer Erweiterungen (z.B. das Anbinden neuer Fremdsysteme) auswirkt.
Auch rechtliche Anforderungen / Konsequenzen sowie juristische Hürden, die mit der Implementierung einer
Informationsdatenbank bei visitBerlin einhergehen, müssen, ebenso wie die daraus abzuleitenden Vorkehrungsmaßnahmen, im
Konzept aufgezeigt werden.
Im gesamten Prozess der Konzeptionierung müssen bereits vorhandene Erkenntnisse aus der visitBerlin vorliegenden
Digitalisierungsstrategie in die schriftlichen Ausarbeitungen des Auftragnehmers mit einfließen. Die Strategie wird dem
Auftragnehmer nach Zuschlag zur Verfügung gestellt. In der beratenden Funktion stellt der Auftragnehmer ferner heraus,
welche Kommunikationsmaßnahmen das Implementieren einer zentralen Wissensdatenbank für den Berlin-Tourismus erfordert
und welches Vorgehen sich, ggf. abgeleitet aus Erfahrungen, empfehlen lässt. Hier kommen mehrere Herangehensweisen, wie
das Abhalten von Workshops infrage. Die Aufgaben der vorbereitenden Kommunikation sind ebenfalls vom Auftragnehmer zu
erfüllen und entsprechend einzupreisen.
Sämtliches Projektmanagement inkl. vollständiger Dokumentation von Terminen/ Workshops und Erkenntnissen erfolgt beim
Auftragnehmer. Neben bearbeitbaren Konzept und Leistungskatalog, müssen Ergebnisse grundsätzlich zusätzlich optisch
aufbereitet, als Powerpointpräsentation oder ähnlich, bei visitBerlin am Firmenstandort vorgestellt werden.
Dem Angebot sind folgende, wesentliche Bestandteile beizufügen (siehe Checkliste). Zwecks strukturierter
Vergleichsmöglichkeiten und einer transparenten Auswertung sind im Regelfall Formulare vorgegeben (siehe Eigenerklärungen
gesamt).
a) Angebotsvordruck
Für das Angebot ist der Angebotsvordruck zu verwenden.
b) Eigenerklärungen
Dem Angebot ist das vollständig ausgefüllte Formblatt "Eigenerklärungen" beizufügen.
c) Vorgehensentwurf
Zweck Eindruck zu den für das Projekt vorgesehenen Inhalte hat der Bieter mit dem Angebot eine Gliederung für das Detailkonzept vorzuschlagen.
Dabei sollen insbesondere folgende Informationen geliefert / folgende Fragen beantwortet werden:
aa) generelles Vorgehen, wenn notwendig angepasst an die Anforderungen der Auftraggeberin, in Stichpunkten,
bb) Zeitplanung und Meilensteine, wenn notwendig angepasst an die Anforderungen der Auftraggeberin, ggf. notwendige Voraussetzungen,
cc) Einbeziehung der Auftraggeberin und erwartete Zu-/Mitarbeit, voraussichtlicher Arbeitsumfang (Ressourcenbedarf),
d) Projektleitung
Hierbei sollen Erläuterungen zu der vorgesehen Projektleitung mit Profil (CV) und Erfahrung der Projektleitung in vergleichbaren Projekten erfolgen

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