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Kegel   Projekt: Beratung zur Erprobung neuer Arbeitsformen Entwicklung eines auf einen definierten Nutzerkreis abgestimmten Bürokonzepts in Osnabrück

CONSULTING DIENSTLEISTUNGEN in Region Osnabrück, Melle, Ibbenbüren, Lingen(Ems)

Details zum Projekt Beratung zur Erprobung neuer Arbeitsformen Entwicklung eines auf einen definierten Nutzerkreis abgestimmten Bürokonzepts in 49082 Osnabrück

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Achtung Baustelle

Beratung zur Erprobung neuer Arbeitsformen Entwicklung eines auf einen definierten Nutzerkreis abgestimmten Bürokonzepts

49082 Osnabrück

LKOS 2021 - 025


Art und Umfang der Leistung Der technologische, demografische und gesellschaftliche Wandel bedingt, dass

sich unser Arbeiten gerade und in den nächsten Jahren massiv verändert. Die

Corona-Pandemie hat diesen Effekt wesentlich beschleunigt. Der Landkreis

Osnabrück möchte diesen Wandel strukturiert begleiten, um daraus möglichst

effiziente Arbeitsformen für die Kreisverwaltung der nächsten Jahrzehnte zu

kreieren. Das bedeutet den Mitarbeiter/-innen die Arbeitsformen zur Verfügung zu

stellen, die sie für ihre Arbeit benötigen.

In den nächsten sieben Jahren ist eine umfassende Sanierung des Kreishauses am

Schölerberg geplant. Im Zuge der Kreishaussanierung soll die Gelegenheit genutzt

werden, die auf uns zukommenden neuen Arbeitswelten mit der Gebäudestruktur

und -architektur zu verzahnen und so neue Bürokonzepte umzusetzen und neue

Arbeitsformen in der Kreisverwaltung zu implementieren. Oberstes Ziel ist es

dabei, die Effizienz zu erhöhen, um für die beiden großen Herausforderungen der

Zukunft (Finanzen und Fachkräfte) gewappnet zu sein. Es gilt für jede Tätigkeit das

passende Arbeitsumfeld zur Verfügung zu stellen, um reibungslose und effiziente

Dienstleistungsprozesse für Bürger/-innen zu erbringen und attraktiver Arbeitgeber

für Mitarbeiter/-innen zu bleiben. Bei einer fehlenden Abstimmung zwischen

Arbeitswelten und Gebäudearchitektur führt dies zu einer reduzierten Funktionalität

und geringerer Flächeneffizienz, welches sich letztlich in der Wirtschaftlichkeit der



Verwaltung widerspiegelt und sich damit in den Herausforderungen Finanzen und

Fachkräfte niederschlägt.

Durch die Corona-Pandemie haben etliche Mitarbeiter/-innen Erfahrungen mit

der Arbeit von Zuhause gemacht. Diese stellt einen Baustein der neuen Art zu

Arbeiten dar und kann Anstoß sein, offen dafür zu sein, das neue Arbeiten weiter

zu denken. Für den Landkreis als Arbeitgeber ist es daher äußerst wichtig, bereits

jetzt im Zuge der anstehenden Kreishausveränderungen das neue Arbeiten der

nächsten Jahrzehnte mitzudenken. Durch die Implementierung neuer Arbeitsformen

kann der Landkreis im Optimalfall

- Büroflächen effizienter nutzen und dadurch Kosten reduzieren

- die Arbeitgeberattraktivität steigern

- flexibler auf unerwartete (Raum-)Bedarfe (+/-) durch Aufgabenveränderungen

reagieren.

Bedingt durch die Corona-Pandemie und die dadurch kurzfristig notwendigen

Raumbedarfe wurden Bereiche im Kreishaus, die bereits für die Sanierung und

zur Begutachtung der Bausubstanz freigezogen wurden, wieder als Büro- und

Stabsräume für das Corona-Krisenmanagement hergerichtet. Zum 01.01.2021

konnte ein Bürogebäude in unmittelbarer Nähe des Kreishauses mit einer

Grundfläche von 880 qm angemietet werden. Ein Grundriss ist Anlage zu dieser

Ausschreibung. Das Gebäude wird aktuell baulich für die Nutzung durch den

Auftraggeber hergerichtet, bleibt jedoch im Grundriss und in der Raumaufteilung

baulich weitestgehend unverändert.

Das Gebäude soll von einer Organisationseinheit aus dem Kreishaus bezogen

werden, die derzeit überwiegend in klassischen Einzel- oder Doppelbüros

tätig ist. In einem ersten Schritt sollen dazu ca. 60 Mitarbeitende in einem

Großteil der angemieteten Räumlichkeiten untergebracht werden. Dadurch

entsteht die Chance, in diesem Rahmen neue Arbeitsformen zu erproben.

Die Einbeziehung der arbeits(schutz)rechtlichen und lokalen Regelungen zu

Homeoffice, mobilem Arbeiten sowie innerbetriebliche Regelungen und Kulturen

bei der Gestaltung des Gesamtprozesses ist obligatorisch. Ziel ist es, den

Mitarbeitenden die Arbeitsformen zur Verfügung zu stellen, die sie für ihre Arbeit

benötigen. Die Identifizierung der Aufgabentypen sowie die Konzeption passender

Arbeitsformen und Räumlichkeiten in dem angemieteten Objekt sollen mit diesem

Auftrag vergeben werden. Der Auftraggeber möchte mit dem Umzug einer

Organisationseinheit in das Bürogebäude sowie dessen anschließender Nutzung

Erkenntnisse sammeln, die im Zuge der anstehenden Kreishaussanierung das

übertragen auf andere Organisationseinheiten ermöglicht. Dementsprechend ist

der Weiterverwertung der Ergebnisse zuzustimmen, z.B. an Dritte im Rahmen

weiterer Beratungsaufträge für weitere Bereiche der Kreisverwaltung.

Ganz konkret sollen daher folgende Leistungen durch einen externen Dienstleister

erbracht werden:

- Identifikation von Aufgabentypen und Zuordnung entsprechender Arbeitsbereich

(insb. unter Berücksichtigung des Digitalisierungsgrades der Organisationseinheit

sowie den aktuellen Erkenntnissen im Themenfeld New Work/Zukunftsfähige

Arbeitsformen) gemeinsam mit jeder Abteilung in jeweils einem halbtägigen

Workshop pro Abteilung (betroffen sind bis zu fünf Abteilungen mit jeweils

zwischen 10 und 20 Personen) inkl. Vor- und Nachbereitung, Moderation sowie

Ergebnisdokumentation

Hinweis: grundsätzlich sind Präsenzveranstaltungen geplant. Bedingt durch die

Coronalage kann eine digitale Durchführung seitens des Auftraggebers gefordert

werden. Der Auftragnehmer muss in der Lage sein, diesen zu organisieren und

durchzuführen.

- Ermittlung der optimalen Belegung des angemieteten Objektes für den

festgelegten Nutzerkreis unter Berücksichtigung einer angemessenen DesksharingQuote

- Erstellung eines auf die Nutzer abgestimmten Bürokonzept für das angemietete

Objekt



- Vorstellung und Zusammenfassung der Ergebnisse und ggf. anschließender

Einarbeitung lokaler Anforderungen/Vorgaben, insb. Herausarbeiten von

o wichtigen Erkenntnissen zur Kommunikation im Gesamtprozess und

o zu Kennzahlen, die auf zukünftige Bürokonzepte des Auftraggebers

Anwendung finden können, wie eine Desk-Sharing-Quote

- Durchführung eines Feedbackworkshops zur Beurteilung, wie sich die neuen

Arbeitsformen bewährt haben und welche Lösungen auf das Kreishaus im Zuge der

anstehenden Sanierung übertragen werden können

Die Leistungen sollen im Zeitraum zwischen April 2021 und Mai 2021

erbracht werden, so dass die gewonnenen Erkenntnisse bei der Einrichtung

der Räumlichkeiten und dem Umzug der Organisationseinheit eingebracht

werden können. Der tatsächliche Umzug ist im Sommer (voraussichtlich Juli)

2021 vorgesehen. Der benannte Feedbackworkshop soll zu einem noch

abzustimmenden Zeitpunkt im Rahmen von 3-6 Monaten nach Umzug der

Organisationseinheit durchgeführt werden.

Die bauliche Umsetzung, Begleitung der Umzüge und Betreuung des Nutzerkreises

bei der Umsetzung und Erprobung der neuen Arbeitsformen ist mit Ausnahme des

Feedbackworskhops nicht Teil dieses Auftrages.

Es wird davon ausgegangen, dass das Bürokonzept im ersten Schritt nicht

alle Räumlichkeiten benötigt, so dass ggf. In einem weiteren Schritt weitere

Einheiten in das Objekt einziehen können. In diesem Fall sollen optional 2 weitere

Nutzerworkshops mit entsprechender Vor- Nachbereitung und Dokumentation

angeschlossen werden.

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