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Ausschreibung   Ausschreibung Region Berlin Innenstadt,Südliches und südöstliches Berlin, Nördliches Berlin für Software - Wartung und Service

Ausschreibung Los-ID 1966710

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03120IFB BerlinalX
03120IFB BerlinalX

II.1.4)

Kurze Beschreibung:

Auf der Grundlage der Ausschreibung soll ein Dienstleister mit der agilen Erstellung und Wartung seiner Software zur Verwaltung und Steuerung festivalrelevanter Daten und Prozessen beauftragt werden, insbesondere in den folgenden Bereichen: Rechte- und Zugangssteuerung (intern/extern), Online-Services, Mailings und Einladungen, Hotelbuchungen, Nebenbuchhaltung, Veranstaltungen (inkl. detaillierter Abläufe), Terminverwaltung etc.

In unterschiedlichen Bereichen wie z. B. der Kontaktpflege und Kommunikation, dem Gästemanagement, dem Vertrieb und der Veranstaltungsorganisation muss auf einen gemeinsamen Stamm an Daten zurückgegriffen werden können, der fortlaufend modifiziert werden kann. Der Auftraggeber geht davon aus, dass ein Großteil der Leistungen durch Individualsoftware zu erbringen ist. Der Einsatz von Standardsoftware ist jedoch erwünscht und möglich. Ob darüber hinaus auch Hostingleistungen vergeben werden, wird im Rahmen des Verfahrens entschieden.

II.1.5)

Geschätzter Gesamtwert

II.1.6)

Angaben zu den Losen

Aufteilung des Auftrags in Lose: nein

II.2)

Beschreibung

II.2.2)

Weitere(r) CPV-Code(s)

72230000 Entwicklung von kundenspezifischer Software

II.2.3)

Erfüllungsort

NUTS-Code:

DE300 Berlin

Hauptort der Ausführung:

Berlin

II.2.4)

Beschreibung der Beschaffung:

Die Internationalen Filmfestspiele Berlin - ein Geschäftsbereich der Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin (KBB) GmbH - sind ein jährlich wiederkehrendes internationales Filmfestival mit angeschlossenem Filmmarkt und zahlreichen Initiativen im Bereich Filmwirtschaft und Nachwuchsförderung.

Es ist ein zentrales IT-System zu entwickeln, welches die Internationalen Filmfestspiele Berlin fit für die kommenden Jahre macht (BerlinalX). Kernstück des Systems bildet die Verwaltung von Personen, Firmen und Veranstaltungen und ihren Verbindungen zu festivalrelevanten Prozessen. Darauf aufbauend sind u. a. die folgenden Bereiche inkludiert:

Rechte- und Zugangssteuerung gangssteuerung (intern/extern)

Online-Services, Mailings und Einladungen, Hotel-Buchungen

Bestell- und Zahlungsvorgänge

Nebenbuchhaltung,Veranstaltungen (inkl. detaillierter Abläufe)

Terminverwaltung

Anwendungsbereiche

Organisatorisches Ziel ist die Zusammenführung und Vereinfachung von Arbeitsprozessen. Ähnliche Arbeitsschritte und Datenbestände sollen in einen gemeinsamen, zentralen Datenbestand münden. Dazu wird eine leistungsstarke, übergreifende Softwarelandschaft benötigt, die die Arbeit der unterschiedlichen Festivalbereiche und ihre diversen Aufgabenbereiche unterstützt. Die Mitarbeitenden müssen in unterschiedlichen Bereichen wie Kontaktpflege und Kommunikation, Gästemanagement, Veranstaltungsorganisation und Vertrieb auf einen gemeinsamen, zentralen Stamm an Daten zurückgreifen und diesen fortlaufend modifizieren. Aufgrund der hohen Datenmengen und engen Zeitfenster sind automatisierte Teilprozesse unabdinglich.

Eine zentrale Rolle spielt der Festivalcharakter: Zahlreiche Prozesse eskalieren jährlich zu jedem Festival, weshalb eine hohe Datenqualität und Zuverlässigkeit der Anwendung sichergestellt sein müssen. Die Software muss ganzjährig betrieben werden, um Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung des Festivals zu unterstützen. Teilbereiche werden nur in bestimmten Zeitfenstern aktiv genutzt.

Externes Ziel ist eine Erweiterung des Service-Angebots für Teilnehmer*innen der Internationalen Filmfestspiele Berlin. Teilnehmer*innen sollen online auf Daten und Leistungen zugreifen und gezielt Änderungen vornehmen können. Eine Stärkung im Kundenservice soll durch optimierte Bestellprozesse sowie kundenfreundliche Zahlungs- und Stornierungsvorgänge erreicht werden. Interne Verwaltungsvorgänge sollen reduziert werden und Kund*innen schneller Zugriff auf benötigte Online-Services erhalten.

Vernetzung

Die Fachprozesse der Internationalen Filmfestspiele Berlin sind untereinander stark verflochten. Dies betrifft alle Sektionen und Abteilungen sowie die Industry Cluster (u. a. European Film Market, Berlinale Co-Production Market, Berlinale Talents) und ggfl. Dritten. Dieselben Personen und Firmen treten in verschiedenen Bereichen auf - oft mit unterschiedlichen Funktionen. Eine 360-Grad-Sicht muss Querverbindungen sichtbar machen, um inhaltliche und organisatorische Synergien nutzen zu können.

Mengengerüst

Je Edition fallen schätzungsweise die folgenden aktiven Datenobjekte an:

— 3 000-4 000 Firmen,

— 2 000-2 500 Medien-Formate,

— 4 000-5 000 Veranstaltungen,

— Rund 8 000 Filmanmeldungen (außerhalb von BerlinalX),

— Rund 20 000 Bestellungen und Rechnungen,

— 4 000-5 000 Bewerbungen (außerhalb von BerlinalX),

— Rund 10 000 Hotelnächte in rund 25 Partnerhotels,

— 300-400 Gruppen,

— Schnittstellen.

Die Software muss über weit ausgebaute Standard-Schnittstellen verfügen, die die Integration anderer Anwendungen einfach ermöglichen, um die Zukunftsfähigkeit des Systems zu gewährleisten. Ausgewählte Bestandssysteme und Anwendungen Dritter müssen angeschlossen werden können. Schnittstellen müssen die folgenden Bereiche abdecken:

— Accounts und Identity Provider,

— Payment-Service-Provider,

— Buchhaltung (Sage Office Line),

— Fachanwendung Film,

— Berlinale Talents,

— Active Directory,

— (Microsoft) OfficePresenceLogging / innovaphone,

— Optional: Fahrzeug-Buchung,

— Optional: EFM Messeverwaltung,

— Optional: Ticketing.

II.2.5)

Zuschlagskriterien

Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt

II.2.6)

Geschätzter Wert

II.2.7)

Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems

Laufzeit in Monaten: 36

Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja

Beschreibung der Verlängerungen:

Beginn Entwicklungsarbeiten: 1 Monat nach Zuschlag

Wartungsleistungen: Ab Inbetriebnahme des Systems (Going Live/Abnahme) mit einer Anfangslaufzeit von 36 Monaten.

Der Vertrag verlängert sich für die Wartungsleistungen um jeweils weitere 24 Monate, wenn er nicht mit einer Frist von 6 Monaten zum Vertragsende gekündigt wird. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf Vertragsverlängerung besteht nicht.

II.2.9)

Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden

Geplante Mindestzahl: 3

Höchstzahl: 5

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:

Sollte die Eignungsprüfung ergeben, dass mehr als 3 Bewerber die Eignungsanforderungen erfüllen, so wird der Auftraggeber die zur Abgabe eines Angebots aufzufordernden Bewerber beschränken. Die Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, erfolgt auf der Grundlage der zum Nachweis der Eignung gemachten Angaben. Die mit dem Teilnahmeantrag eingereichten Nachweise und Angaben müssen die Prognose erlauben, dass das Unternehmen in der Lage ist, die dargestellten Leistungsanforderungen erfüllen zu können. Die Prognoseentscheidung wird sich, nach Feststellung der Vollständigkeit der Unterlagen und/oder Angaben, daran orientieren, ob die von dem Bewerber eingereichten Unterlagen und Angaben die Erwartung zulassen, in der zweiten Phase des Vergabeverfahrens Angebote zu erhalten, die der Aufgabenstellung gerecht werden.

Sollten die geforderten Erklärung und Nachweise des Teilnehmers nicht vorliegen, behält sich die Vergabestelle vor, fehlende Erklärungen und Nachweise gem. § 56 Abs. 2 VgV nachzufordern.

Die gem. Ziff. III.1.1) Nr. 1) bis 8) und Ziff. III.1.2) Nr. 3) der Bekanntmachung erbetenen Angaben, Nachweise und Erklärungen werden nur in Bezug auf ihr Vorliegen und auf Vollständigkeit der Angaben geprüft, jedoch keiner inhaltlichen bzw. qualitativen (Punkte-) Bewertung unterzogen.

Die gem. Ziff. III.1.2) Nr. 1) und 2) sowie zu Ziff. III.1.3) Nr. 1) und 2) erbetenen Angaben, Nachweise und Erklärungen werden einer inhaltlich qualitativen (Punkte-) Wertung unterzogen. Die maximal erreichbare Punktzahl beträgt 10.

I. Wertebereich: 8 bis 10 Punkte:

Anhand der angegebenen Umsätze, Mitarbeiterzahlen und anhand der eingereichten Referenzen zu durchgeführten Projekten ist von einem hohen Erfüllungsgrad in Bezug auf die Leistungsanforderungen in Punkt II. 2.4. der Bekanntmachung auszugehen. Insbesondere aufgrund der durch die eingereichten Referenzen belegten Erfahrung ist davon auszugehen, dass der Bewerber in der Lage ist, eine konzeptionell innovative und zukunftsfähige Lösung zu entwickeln und umzusetzen, die eine dauerhafte und dem spezifischen Nutzungsbedarf gerecht werdende Lösung ermöglicht.

II. Wertebereich: 4 bis 7 Punkte:

Anhand der angegebenen Umsätze, Mitarbeiterzahlen und anhand der eingereichten Referenzen zu durchgeführten Projekten ist von einem durchschnittlichen Erfüllungsgrad in Bezug auf die Leistungsanforderungen in Punkt II.2.4. der Bekanntmachung auszugehen. Durch die Angaben konnte nur teilweise belegt werden, dass ausreichend Erfahrungen und Know-how vorhanden sind, für die Umsetzung und Entwicklung der gesuchten konzeptionellen und innovativen Lösungen.

III. Wertebereich: 0 bis 3 Punkte:

Anhand der angegebenen Umsätze, Mitarbeiterzahlen und anhand der eingereichten Referenzen zu durchgeführten Projekten ist von einem geringen Erfüllungsgrad in Bezug auf die Leistungsanforderungen in Punkt II.2.4. der Bekanntmachung auszugehen. Durch die Angaben konnte nicht oder nur teilweise belegt werden, dass ausreichend Erfahrungen und Know-how vorhanden ist, für die Umsetzung und Entwicklung der gesuchten konzeptionellen und innovativen Lösungen.

Der Auftraggeber wird auf der Grundlage der beschriebenen Bewertung eine Rangfolge der Bewerber bilden. Der Auftraggeber wird die Bewerber auf den Rängen 1 bis 3 in jedem Fall zum Verhandlungsverfahren zulassen. Die Bewerber auf den Rängen 4 und 5 werden nur dann zum Verhandlungsverfahren zugelassen, wenn kein erheblicher Punktabstand (20 %) zum nächsthöheren Rang besteht. Bei Punktegleichheit zwischen Rang 5 und 6 ff. entscheidet das Los.

II.2.10)

Angaben über Varianten/Alternativangebote

Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein

II.2.11)

Angaben zu Optionen

Optionen: ja

Beschreibung der Optionen:

Nach Abnahme der Leistungen gegebenenfalls ergänzend notwendige Programmier- und Entwicklungsleistungen und/oder Erweiterungen auf zusätzliche Anwendungen sollen - ceteris paribus - optional in Anspruch genommen werden können, wenn sie nicht mehr als 50 % des ursprünglichen Auftragsvolumens umfassen und vom Gegenstand der unter Ziff. II.2.4) dieser Bekanntmachung umschriebenen Leistungen nicht grundlegend abweichen. Eine Verpflichtung zur Ausübung dieser Option soll nicht begründet werden.

II.2.13)

Angaben zu Mitteln der Europäischen Union

Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein

II.2.14)

Zusätzliche Angaben

Zu Ziff. IV.1.4) Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote - vergleiche hierzu den beigefügten Verfahrensbrief.

Nebenangebote sind nicht zugelassen.
10-13 - Berlin Innenstadt,Südliches und südöstliches Berlin, Nördliches Berlin
Öffentlicher Auftraggeber
Verhandlungsverfahren
Dienstleistung
DE: Deutschland
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