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Ausschreibung   Ausschreibung Region Darmstadt, Bensheim, Heppenheim, Groß-Gerau für Organistation von Tagungen, Workshops und Seminaren

Ausschreibung Los-ID 1561989

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Feinkonzeption, Vorbereitung, Organisation und Durchführung der Darmstadt Konferenz
Feinkonzeption, Vorbereitung, Organisation und Durchführung der Darmstadt Konferenz
Die Darmstadt Konferenz ist eine Fachkonferenz der Digitalstadt Darmstadt GmbH. Die Darmstadt Konferenz besteht aus einem zweitägigen Fachkonferenz-Teil, der von einer kleinen Messe mit rund 30 Ausstellern begleitet wird. Zu den Ausstellern gehören u. a. Unternehmen / Start-up-Unternehmen und Projektverantwortliche der Digitalstadt Darmstadt. Am Abend des ersten Tages ist zudem eine offene Bürgerveranstaltung geplant, die den Aspekt der Bürgerbeteiligung aufgreifen soll.

Der Termin für die Darmstadt Konferenz ist auf den 12. und 13. Juni 2019 festgesetzt (inkl. Aufbau-Tag am 11. Juni 2019). Eine Verschiebung dieser Termine ist nicht möglich. Die Darmstadt Konferenz findet im Wissenschafts- und Kongresszentrum „darmstadtium“ in Darmstadt statt. Die Räumlichkeiten sind reserviert.

Im Fokus der Darmstadt Konferenz stehen gesellschaftlich relevante Themen im Zusammenhang mit Digitalisierung und im Speziellen Smart Cities. Schwerpunkte bilden die Themen Internet of Things (IoT) und Künstliche Intelligenz (KI).

Ausgehend von den bisherigen Erfahrungen und der angestrebten Wirksamkeit ist von einer Teilnehmerzahl von ca. 1.000 Personen (1. Tag: 500 Fachkonferenzbesucher und 500 Bürger bei der Abendveranstaltung, 2. Tag: 500 Fachkonferenzbesucher) auszugehen.

Um den digitalen Charakter der Darmstadt Konferenz zu unterstreichen, sollte die Veranstaltung an beiden Tagen durch digitale, interaktive Medien wie z. B. einem Online-Beteiligungs- bzw. Umfrage- und Diskussions-Tool unterstützt werden, mithilfe dessen Umfragen durchgeführt und die Fragen und Antworten des Publikums in Echtzeit visualisiert werden können.

Für die Feinkonzeption, Vorbereitung, Organisation und Durchführung der Darmstadt Konferenz wird eine Event-Agentur gesucht.
Der Auftrag wird in 2 Lose aufgeteilt:
Los 1: Konzeption und Umsetzung
Los 2: Catering, VIP-Betreuung und VIP-Hotelbuchung, musikalisches Rahmenprogramm, Fotograf und Projektsteuerung

Die Umsetzung der zu beauftragenden Leistung ist in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer des jeweils anderen Loses durchzuführen.

Größe und Art der einzelnen Lose:

Los 1: Feinkonzeption und Umsetzung
kurze Beschreibung : Der Auftrag untergliedert sich in die folgenden Arbeitspakete (AP):
AP 1: Entwicklung Feinkonzept und Programmplanung
AP 2: Projektsteuerung und -controlling
AP 3: Moderation (Hinweis: im Rahmen der Angebotsphase sind vom Bieter mindestens drei Moderatoren-Vorschläge mit Angabe deren einschlägiger Referenzen anzubieten)
AP 4: Materialbeschaffung und Schaffung der technischen Voraussetzungen für die Umsetzung der Veranstaltung
AP 5: Bereitstellung eines webbasierten Anmelde- und Teilnehmermanagement-Tools
AP 6: Teilnehmer- und Ausstellerverwaltung
AP 7: Raumplanung
AP 8: Betreuung vor Ort
Produktschlüssel (CPV):
79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen
79952000 Event-Organisation

Los 2: Catering, VIP-Betreuung, VIP-Hotelbuchung, musikalisches Rahmenprogramm, Fotograf und Projektsteuerung
kurze Beschreibung : Der Auftrag untergliedert sich in die nachfolgenden Arbeitspakete (AP):
AP 1: VIP-Betreuung
AP 2: Catering für VIPs, Aussteller, Teilnehmer, Bürger/innen und konferenzmitwirkende Personen
AP 3: Buchung und Verwaltung der Hotelkontingente für VIPs
AP 4: Musikalisches Rahmenprogramm (Hinweis: im Rahmen der Angebotsphase sind vom Bieter mindestens zwei Band-Vorschläge mit Angabe der Musikrichtung anzubieten)
AP 5: Fotograf/in (Hinweis: im Rahmen der Angebotsphase ist vom Bieter mindestens ein Fotograf-Vorschlag anzubieten)
AP 6: Projektsteuerung und -controlling
Produktschlüssel (CPV):
79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen
79952000 Event-Organisation

64 - Darmstadt, Bensheim, Heppenheim, Groß-Gerau
Öffentlicher Auftraggeber
Beschränkte Ausschreibung nach VOB/A
Ausführung von Bauleistungen
DE: Deutschland
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